公文是AI写作风险最高也最需要规范的领域。本文梳理通知、请示、报告、函四类常用公文的格式要点，给出可直接套用的提示词模板，并列出AI写公文时最容易犯的六类用语错误。
一、公文为什么不能让AI自由发挥
公文和一般文章最大的区别在于：格式本身就是内容的一部分。主送机关、成文日期、结语用语、层级序号，写错了就不是“风格问题”，是“不合格”。
AI模型见过大量公文语料，写出来的文字往往有几分像，但格式细节和文种辨析经常出错——比如把“请示”写成“报告”（两者处理方式完全不同：请示需要批复，报告不需要），或者结语用了错误的固定用语。
所以正确用法是：AI负责起草正文内容，人负责文种判断和格式核对。
二、四类常用公文的要点
通知——最常用，用于发布要求、传达事项、批转文件。
结构：标题（发文机关+事由+文种）→ 主送机关 → 正文（缘由/事项/要求）→ 落款和日期
常见结语：“特此通知”
请示——向上级请求指示或批准，必须一事一请，且要求对方批复。
结构：缘由（为什么请示）→ 事项（请示什么）→ 结语
常用结语：“妥否，请批示”“以上请示，请予批准”
关键：请示只写一个主送机关，不能多头主送
报告——向上级汇报工作，不要求批复。
与请示的核心区别：报告不得夹带请示事项。这是最容易被AI和新手搞混的地方——如果在报告里写“请批准购置设备”，这份文件就文种混用了。
函——不相隶属机关之间商洽工作、询问答复。
特点：语气平和，不用指令性表述。即使是主管部门给不相隶属单位发文，也要用“函”的语气。
三、可直接套用的提示词模板
你是长期从事机关/国企公文起草的文秘人员。
请帮我起草一份【通知/请示/报告/函】。
发文背景：“”“【把事情说清楚：什么事、涉及谁、什么时候、为什么要发】”“”
主送对象：【如：各科室、XX部门】
需要传达的核心事项：【逐条列出，越具体越好】
要求：
1. 严格按该文种的规范结构组织，标题采用“发文机关+事由+文种”格式
2. 正文分“缘由—事项—要求”三层，事项部分用一、（一）1. 的层级序号
3. 使用规范的公文用语，不使用口语、网络语、夸张修辞
4. 结语使用该文种的固定用语
5. 涉及时间、金额、责任部门的地方用【】标出，由我填写
6. 全文控制在【800】字以内，能短则短
7. 不确定之处在文末单独列出，不要自行编造
第5条尤其重要：把所有需要核实的信息留空，能强制你逐项核对，避免AI编造的日期和责任部门被直接发出去。
四、AI写公文最容易犯的六类错误
错误一：文种混用。 报告里夹请示、请示多头主送。防范：自己在提示词里明确指定文种，并在成稿后检查全文是否只有一个诉求。
错误二：层级序号混乱。 规范要求是“一、（一） 1. （1）”四个层级，AI常写成“1、1.1、1.1.1”。成稿后必须手工检查。
错误三：称呼不规范。 “各位同事”“大家好”不能出现在公文正文。主送机关要用全称或规范化简称。
错误四：滥用修饰语。 “高度重视”“深刻认识”“切实抓好”这类词不是不能用，而是用了之后要跟具体动作。只堆砌没有动作的表述，是公文写作的典型毛病。
错误五：日期和文号编造。 AI会生成看起来合理的日期和发文字号。这两个必须自己填。
错误六：省略执行要求。 通知最容易漏掉“谁来办、什么时候办完”。检查方法：读完全文，看能不能回答“谁、做什么、何时完成”，答不上来就要补。
五、一个实用习惯：建自己的范文库
把本单位近年公开发过的、质量高的公文收集十几份（脱敏后），在提示词里作为示例给出：
以下是我单位过往公文的写法示例：“”“【粘贴2-3份】”“”
请参考其用语习惯和结构，起草……
这样做的好处是，模型学到的是你这个系统真实的表达规范——某个单位习惯怎么开头、怎么收尾、用什么层级、篇幅多长，这些细节通用提示词给不了。
